圖1 項(xiàng)目管理九大知識(shí)體系
1、項(xiàng)目范圍管理
做過項(xiàng)目的人可能都會(huì)有這樣的經(jīng)歷：一個(gè)項(xiàng)目做了很久，感覺總是做不完，就像一個(gè)“無底洞”。用戶總是有新的想法和需求要項(xiàng)目實(shí)施人來完成，就像用戶永遠(yuǎn)有提不完的要求，而開發(fā)方為了維系客戶關(guān)系則一味地遷就。實(shí)際上，這里涉及一個(gè)“范圍管理”的概念。項(xiàng)目中哪些該做，哪些不該做，做到什么程度，都是由“范圍管理”來決定的。那么，到底什么是“范圍管理”？
工程項(xiàng)目本身是一個(gè)系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)該是有邊界的。工程項(xiàng)目范圍是指工程項(xiàng)目各過程的活動(dòng)總和，或者指組織為了成功完成工程項(xiàng)目并實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目各項(xiàng)目標(biāo)所必須完成的各項(xiàng)活動(dòng)。所謂“必須”完成的各項(xiàng)活動(dòng)，是指不完成這些活動(dòng)，工程項(xiàng)目就無法完成所謂“全部”活動(dòng)，是指工程項(xiàng)目的范圍包括完成該工程項(xiàng)目要進(jìn)行的所有活動(dòng)，不可缺少或遺漏。簡單地說，確定工程項(xiàng)目范圍就是為項(xiàng)目界定一個(gè)界限，劃定哪些方面是屬于項(xiàng)目應(yīng)該做的，而哪些方面是不應(yīng)該包括在項(xiàng)目之內(nèi)的，從而定義工程項(xiàng)目管理的工作邊界，確定工程項(xiàng)目的目標(biāo)和主要可交付成果。一個(gè)無法確定范圍的工程項(xiàng)目是不可能實(shí)現(xiàn)的。
要保證項(xiàng)目成功地完成所要求的全部工作，而且只完成所要求的工作。這一知識(shí)領(lǐng)域包括如下：
①項(xiàng)目啟動(dòng)：對(duì)項(xiàng)目或項(xiàng)目的階段授權(quán)，
②范圍計(jì)劃：制訂一個(gè)書面的范圍陳述，作為未來項(xiàng)目決策的基礎(chǔ)。
③范圍定義：把項(xiàng)目應(yīng)提交的成果進(jìn)一步分解成為更小、更易管理的組成部分。
④范圍確認(rèn)：正式地認(rèn)可項(xiàng)目滿足了范圍要求。
⑤范圍變更：控制控制項(xiàng)目范圍的變更。
2、項(xiàng)目時(shí)間管理
“按時(shí)、保質(zhì)地完成項(xiàng)目”大概是每一位項(xiàng)目經(jīng)理最希望做到的。但工期拖延的情況卻時(shí)常發(fā)生。因而合理地安排項(xiàng)目時(shí)間是項(xiàng)目管理中一項(xiàng)關(guān)鍵內(nèi)容，它的目的是保證按時(shí)完成項(xiàng)目、合理分配資源、發(fā)揮最佳工作效率。它的主要工作包括定義項(xiàng)目活動(dòng)、任務(wù)、活動(dòng)排序、每項(xiàng)活動(dòng)的合理工期估算、制訂項(xiàng)目完整的進(jìn)度計(jì)劃、資源共享分配、監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度等內(nèi)容。
在時(shí)間管理工作開始以前，我們應(yīng)該先完成項(xiàng)目管理工作中的范圍管理部分，很顯然，沒有明確范圍的項(xiàng)目是無法安排進(jìn)度的，也無法進(jìn)行時(shí)間管理工作。如果只圖節(jié)省時(shí)間，把這些前期工作省略，后面的工作必然會(huì)走彎路，反而會(huì)耽誤時(shí)間。項(xiàng)目一開始首先要有明確的項(xiàng)標(biāo)、可交付產(chǎn)品的范圍定義、文檔和項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)。有一些是明顯的、項(xiàng)目所必需的工作，而另一些則具有一定的隱蔽性，所以要在以往經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，盡可能地羅列出完整的完成項(xiàng)目所必需的工作，同時(shí)要有專家審定過程，以此為基礎(chǔ)，才能制訂出可行的項(xiàng)目時(shí)間計(jì)劃，進(jìn)行合理的時(shí)間管理。
要保證項(xiàng)目按時(shí)完成，這個(gè)知識(shí)領(lǐng)域包括如下：
①活動(dòng)定義：識(shí)別出為產(chǎn)生項(xiàng)目提交成果而必須執(zhí)行的特定活動(dòng)。
②活動(dòng)排序：識(shí)別并記錄活動(dòng)之間的相互依賴關(guān)系。
③活動(dòng)時(shí)間估計(jì)：估計(jì)完成每一個(gè)活動(dòng)將需要的工作時(shí)間。
④制訂時(shí)間表：分析活動(dòng)順序、活動(dòng)時(shí)間的估計(jì)和資源需求，建立項(xiàng)目時(shí)間表。
⑤時(shí)間表控制：控制項(xiàng)目時(shí)間表的變更
3、項(xiàng)目成本管理
要保證項(xiàng)目在批準(zhǔn)的預(yù)算內(nèi)完成，額外的成本輸出必然造成項(xiàng)目的利潤減少。這一知識(shí)領(lǐng)域包括如下：
①資源計(jì)劃：決定為執(zhí)行項(xiàng)目活動(dòng)所需要的資源的種類(人員、設(shè)備、材料)和數(shù)量。
②成本估算：對(duì)于為了完成項(xiàng)目活動(dòng)所需資源的成本進(jìn)行估計(jì)。
③成本預(yù)算：把估算的總成本分配到每一個(gè)工作活動(dòng)中。
④成本控制：控制項(xiàng)目預(yù)算的變更。
4、項(xiàng)目質(zhì)量管理
要保證項(xiàng)目的完成能夠使需求得到滿足。這一領(lǐng)域具體包括如下：
①質(zhì)量計(jì)劃：找出與項(xiàng)目相關(guān)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并決定如何滿足標(biāo)準(zhǔn)的要求。
②質(zhì)量保證：對(duì)項(xiàng)目績效做經(jīng)常性的評(píng)價(jià)，使得有信心達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的要求。
③質(zhì)量控制：監(jiān)視特定的項(xiàng)目結(jié)果以判定是否滿足相關(guān)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并找出方法來消除不能滿足要求的原因。
5、項(xiàng)目人力資源管理
在項(xiàng)目管理中“人”的因素極為重要，因?yàn)轫?xiàng)目中所有活動(dòng)均是由人來完成的。如何充分發(fā)揮人的作用，對(duì)于項(xiàng)目的成敗起著至關(guān)重要的作用。
盡可能有效地使用項(xiàng)目中涉及的人力資源，包括如下：
①組織的計(jì)劃：識(shí)別、記錄、指派項(xiàng)目的角色、責(zé)任和報(bào)告關(guān)系。
②人員獲得：使項(xiàng)目所需的人力資源得到任命并在項(xiàng)目中開始工作。
③團(tuán)隊(duì)建設(shè)：開發(fā)個(gè)人的和團(tuán)隊(duì)的技能來提高項(xiàng)目的績效。
6、項(xiàng)目溝通管理
項(xiàng)目溝通管理(Project Communication Management)，就是為了確保項(xiàng)目信息合理收集和傳輸，以及最終處理所需實(shí)施的一系列過程。包括為了確保項(xiàng)目信息及時(shí)適當(dāng)?shù)禺a(chǎn)生、收集、傳播、保存和最終配置所必需的過程。項(xiàng)目溝通管理把成功所必需的因素-人、想法和信息之間提供了一個(gè)關(guān)鍵連接。涉及項(xiàng)目的任何人都應(yīng)準(zhǔn)備以項(xiàng)目“語言”發(fā)送和接收信息并且必須理解他們以個(gè)人身份參與的溝通怎樣影響整個(gè)項(xiàng)目。
溝通就是信息交流。組織之間的溝通是指組織之間的信息傳遞。對(duì)于項(xiàng)目來說，要科學(xué)地組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制項(xiàng)目的實(shí)施過程，就必須進(jìn)行項(xiàng)目的信息溝通。好的信息溝通對(duì)項(xiàng)目的發(fā)展和人際關(guān)系的改善都有促進(jìn)作用。
項(xiàng)目溝通管理具有復(fù)雜和系統(tǒng)的特征。著名組織管理學(xué)家巴納德認(rèn)為“溝通是把一個(gè)組織中的成員聯(lián)系在一起，以實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的手段”。沒有溝通，就沒有管理。溝通不良是很多企業(yè)部存在的毛病。企業(yè)的機(jī)構(gòu)越是復(fù)雜，其溝通越是困難。保證適當(dāng)、及時(shí)地產(chǎn)生、收集、發(fā)布、儲(chǔ)存和最終處理項(xiàng)目信息，包括如下：
①溝通計(jì)劃：決定項(xiàng)目相關(guān)者的信息和溝通的需求，包括誰需要什么信息，什么時(shí)間需要，以及得到信息的方式。
②信息發(fā)布：及時(shí)地把所需的信息提供給相關(guān)者使用。
③績效報(bào)告：收集、分發(fā)績效信息，包括狀態(tài)報(bào)告、進(jìn)度衡量和預(yù)測。
④管理上的結(jié)束：產(chǎn)生、收集、分發(fā)信息，使項(xiàng)目或項(xiàng)目階段正式地結(jié)束。
在項(xiàng)目溝通過程中，容易犯的“溝通障礙癥”如下：
① “我以為”的錯(cuò)誤：以為溝通過，別人就清楚了，以為沒有反饋就是沒有意見了。特別是跨部門的溝通，無論是口頭還是書面，更要注意雙方是否理解一致。
②不敢越級(jí)溝通，不敢與高層直接溝通：不少公司的項(xiàng)目經(jīng)理在職能上一般比部門經(jīng)理要低，所以經(jīng)常出現(xiàn)項(xiàng)目經(jīng)理不敢直接找高層或其他部門總經(jīng)理溝通，都要上級(jí)職能經(jīng)理的協(xié)助。因此，特別是在跨部門的較為復(fù)雜的項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理要敢于“管理”公司高層，就項(xiàng)目問題與高層進(jìn)行直接溝通。
③害怕被拒絕：這是人的本性。在項(xiàng)目推進(jìn)中，經(jīng)常出現(xiàn)這樣的情況，有一些想法建議，思考很久才敢提出來。不要不敢與項(xiàng)目干系人提出，白白延誤了好時(shí)機(jī)?；蛘咝枰渌块T協(xié)助工作時(shí)，不敢提出來。
④沒有提前計(jì)劃溝通活動(dòng)，造成等人的局面：經(jīng)常出現(xiàn)這樣的時(shí)候，要確定某個(gè)事項(xiàng)，需要某個(gè)負(fù)責(zé)人參加，但因?yàn)闆]有提前計(jì)劃，到時(shí)約不到人，結(jié)果推遲、等待，無謂地延長滯后時(shí)間。實(shí)際上，對(duì)于難度較大問題，至少要提前兩周計(jì)劃好，預(yù)約好相關(guān)人員。
⑤缺少適當(dāng)?shù)臏贤记桑赫莆找恍┻m當(dāng)?shù)臏贤记?，目的是培養(yǎng)一種對(duì)人、對(duì)事的敏感度，能針對(duì)具體事情做出判斷。最好能區(qū)分出需要使用單獨(dú)溝通、書面溝通，還是口頭溝通等方法。
7、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理
項(xiàng)目是為完成某獨(dú)特的產(chǎn)品或服務(wù)所做的一次性努力。項(xiàng)目的最終交付成果在項(xiàng)目開始時(shí)只是一個(gè)書面的規(guī)劃，無論是項(xiàng)目的范圍、時(shí)間還是費(fèi)用都無法完全確定。同時(shí)，項(xiàng)目創(chuàng)造產(chǎn)品或服務(wù)是一個(gè)漸近明細(xì)的過程，這就意味著項(xiàng)目開始時(shí)有很多的不確定性。這種不確定性就是項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)所在。對(duì)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、分析和響應(yīng)的系統(tǒng)化的方法，包括使有利的事件機(jī)會(huì)和結(jié)果最大化和使不利的事件的可能和結(jié)果最小化。這一知識(shí)領(lǐng)域包括如下：
①風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃：決定如何處理并計(jì)劃項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)。
②風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別：決定哪些風(fēng)險(xiǎn)可能會(huì)影響項(xiàng)目，并記錄風(fēng)險(xiǎn)的特征。
③風(fēng)險(xiǎn)定性分析：對(duì)風(fēng)險(xiǎn)和條件進(jìn)行定性分析，根據(jù)對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)的作用排定優(yōu)先級(jí)。
④風(fēng)險(xiǎn)量化分析：度量風(fēng)險(xiǎn)的可能性和后果，并評(píng)估它們對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)的影響。
⑤風(fēng)險(xiǎn)響應(yīng)計(jì)劃：對(duì)于影響項(xiàng)目目標(biāo)的風(fēng)險(xiǎn)制訂過程和方法來增加機(jī)會(huì)和減少威脅。
⑥風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)視和控制：監(jiān)視已知的風(fēng)險(xiǎn)，識(shí)別新的風(fēng)險(xiǎn)，執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)減低計(jì)劃，在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中評(píng)價(jià)它們的有效性。
8、項(xiàng)目采購管理
公司的根本目標(biāo)是追求利潤最大化。増加利潤的方法之一就是增加銷售額，這是非常困難的，還有一種方法也可實(shí)現(xiàn)，那就是節(jié)省采購費(fèi)用。
為達(dá)到項(xiàng)目范圍的要求，需從外部企業(yè)獲得貨物和服務(wù)。這一知識(shí)領(lǐng)域包括如下：
①采購計(jì)劃：決定采購的內(nèi)容和時(shí)間。
②邀請計(jì)劃：記錄產(chǎn)品需求，識(shí)別潛在來源。
③邀請：根據(jù)需要獲得價(jià)格、報(bào)價(jià)、投標(biāo)、建議書等。
④來源選擇：從潛在的銷售商中進(jìn)行選擇。
⑤合同管理：管理與銷售商的關(guān)系。
⑥合同結(jié)束：合同的完成和結(jié)算，包括解決任何遺留問題。
9、項(xiàng)目集成管理
在項(xiàng)目管理中，由于項(xiàng)目各方對(duì)下項(xiàng)目的期望值不同，因此要滿足各方的要求和期望并不是一件很容易的事。比如，在項(xiàng)目實(shí)施時(shí)，項(xiàng)目的客戶可能期望質(zhì)量高于一切，將質(zhì)量作為首要目標(biāo)，而項(xiàng)目實(shí)施組織可能會(huì)將成本作為首要目標(biāo)。面對(duì)這種差異，項(xiàng)目經(jīng)理不能只滿足一方的要求而忽略另一方的要求。因此，項(xiàng)目經(jīng)理需要在不同的目標(biāo)之間進(jìn)行協(xié)調(diào)，尋求一種平衡。
保證項(xiàng)目中不同的因素能適當(dāng)協(xié)調(diào)。這一領(lǐng)域包括如下：
①制定項(xiàng)目計(jì)劃：集成、協(xié)調(diào)全部的項(xiàng)目計(jì)劃內(nèi)容，形成一致的、聯(lián)系緊密的文件。
②執(zhí)行項(xiàng)目計(jì)劃：通過執(zhí)行其中的活動(dòng)來執(zhí)行項(xiàng)目計(jì)劃。
③集成的變更控制：在整個(gè)項(xiàng)目中協(xié)調(diào)變更。
項(xiàng)目作為一個(gè)整體，要使各方面的資源能夠協(xié)調(diào)一致，就要特別熟悉項(xiàng)目三角形的概念。項(xiàng)目三角形中的范圍，除了要考慮對(duì)項(xiàng)目直接成果的要求，還要考慮與之相關(guān)的在人力資源管理、質(zhì)量管理、溝通管理、風(fēng)險(xiǎn)管理等方面的工作要求。項(xiàng)目三角形中的成本，主要來自于所需資源的成本，自然也包括人力資源的成本，這些資源通過不同的方式獲得，可以對(duì)應(yīng)不同的成本，對(duì)資源的需求與工作范圍和工作時(shí)間都有直接的聯(lián)系。
自動(dòng)化控制項(xiàng)目管理系列文章
項(xiàng)目管理的三個(gè)約束條件-自動(dòng)化控制項(xiàng)目管理知識(shí)(一)
項(xiàng)目管理的五個(gè)過程-自動(dòng)化控制項(xiàng)目管理知識(shí)(二)
項(xiàng)目管理的四個(gè)概念-自動(dòng)化控制項(xiàng)目管理知識(shí)(三)
